​​​​​​​28 KPI quản lý dự án quan trọng và cách theo dõi chúng
Noka Marketing

​​​​​​​28 KPI quản lý dự án quan trọng và cách theo dõi chúng

28 KPI quản lý dự án quan trọng và cách theo dõi chúng

Theo dõi các chỉ số hiệu suất chính (KPI) hoặc các biện pháp là rất quan trọng trong một dự án. Nếu không có chúng, thật khó để biết bạn đang tiến tới mục tiêu của mình như thế nào. Nhưng làm thế nào để bạn biết những gì bạn nên đo lường cho mỗi dự án? Việc áp đảo nhóm của bạn với dữ liệu sẽ không làm cho dự án thành công, nhưng việc cung cấp dữ liệu phù hợp, vào đúng thời điểm sẽ đảm bảo dự án đi đúng hướng.

Theo dõi KPI trong suốt vòng đời dự án của bạn có thể giúp bạn hiểu bạn đang thành công ở đâu và chưa thành công ở đâu. Mặc dù chúng tôi không thể cung cấp một tập hợp chính xác các chỉ số hiệu suất chính để quản lý dự án, nhưng chúng tôi có thể nêu bật một số lĩnh vực quan trọng thường hữu ích để theo dõi. Dưới đây là 28 ví dụ về KPI quản lý dự án để giúp bạn đi đúng hướng.

KPI của dự án là gì?

Ngày trước, nếu một dự án được thực hiện đúng thời hạn và ngân sách, nó được coi là thành công. Đó không còn là trường hợp nữa. Mặc dù thời gian và ngân sách vẫn được coi là những yếu tố quan trọng, nhưng chúng không phải là yếu tố quyết định duy nhất của giá trị. Bạn cũng có thể muốn biết liệu dự án có giúp bạn đạt được các mục tiêu đã định hay không và liệu số lượng và loại nguồn lực bạn dành cho nó có phù hợp và thậm chí là tối ưu hay không.

Các nhà quản lý dự án ngày nay sử dụng nhiều KPI khác nhau, thường thuộc bốn loại sau:

  • Kịp thời: Điều này đảm bảo dự án của bạn được hoàn thành đúng thời hạn  và nếu không, việc theo dõi xem nó nằm ngoài mục tiêu ở đâu là quan trọng để bạn luôn có thể có ngày hoàn thành ước tính.
  • Ngân sách: Bạn sẽ ở dưới mức ngân sách bạn đã phân bổ, hay dự án đang vượt quá chi phí?
  • Chất lượng: Dự án đã tiến triển tốt như thế nào? Những người đang làm việc trên nó hoặc được hưởng lợi từ nó có hài lòng không?
  • Hiệu quả: Bạn có đang sử dụng thời gian và tiền bạc của mình một cách hợp lý hay bạn có thể quản lý dự án hiệu quả hơn không?

Lưu ý rằng không phải mọi dự án đều có thể yêu cầu các phép đo trong tất cả các hạng mục này. Trước khi tổ chức của bạn bắt đầu hoạt động, điều quan trọng là cả ban quản lý chiến lược và văn phòng quản lý dự án phải thảo luận về những yếu tố nào sẽ quyết định sự thành công của một dự án và mở rộng ra, những biện pháp nào sẽ quan trọng nhất.

28 KPI quản lý dự án

Dưới đây là bốn danh mục chứa 28 KPI mẫu để quản lý dự án. Bạn sẽ không cần tất cả các biện pháp này, nhưng hy vọng chúng sẽ giúp bạn nghĩ ra những cách tốt hơn để quản lý các dự án của mình. Các KPI này có thể được áp dụng cho bất kỳ phương pháp quản lý dự án nào mà bạn sử dụng. Và hãy nhớ: KPI của bạn nên được tất cả các bên liên quan đồng ý trước khi bắt đầu một dự án, sau đó được đo lường và giám sát như một công cụ để ra quyết định trong suốt dự án.

KPI về tính kịp thời

  1. Thời gian chu kỳ: Thời gian cần thiết để hoàn thành một nhiệm vụ hoặc hoạt động nhất định. Điều này rất hữu ích cho các nhiệm vụ lặp đi lặp lại trong một dự án.
  2. Tỷ lệ hoàn thành đúng hạn: Có hay không một nhiệm vụ hoặc nhiệm vụ được hoàn thành trước thời hạn nhất định.
  3. Thời gian dành: Lượng thời gian dành cho dự án của tất cả các thành viên trong nhóm — hoặc, nếu bạn muốn, cho từng thành viên trong nhóm.
  4. Số lần điều chỉnh lịch trình: Số lần nhóm của bạn đã thực hiện điều chỉnh đối với ngày hoàn thành dự án nói chung.
  5. Ngày FTE Vs. Ngày theo lịch: Nhóm của bạn dành bao nhiêu thời gian cho một dự án theo ngày, giờ và / hoặc ngày làm việc tương đương toàn thời gian.
  6. Giờ dự kiến ​​Vs. Thời gian đã sử dụng: Bạn ước tính một dự án sẽ mất bao nhiêu thời gian so với số giờ thực tế. Nếu thời gian dành ra khác với lượng thời gian dự kiến, đó là dấu hiệu cho thấy bạn đã đánh giá thấp việc phân bổ nguồn lực hoặc ngân sách và dòng thời gian của bạn có thể bị ảnh hưởng.
  7. Năng lực Nguồn lực: Số lượng cá nhân làm việc trên một dự án nhân với phần trăm thời gian họ có sẵn để làm việc trên đó. KPI của dự án này giúp phân bổ nguồn lực một cách hợp lý (và xác định bất kỳ nhu cầu tuyển dụng nào) và đặt ra một mốc thời gian hoàn thành dự án chính xác.
  8. Xung đột nguồn lực YOY: So sánh số lượng dự án có xung đột nguồn lực qua từng năm (YOY). Không có đủ nguồn lực để hoàn thành các dự án hoặc có nhân viên được giao cho một số dự án cùng một lúc có thể làm giảm hiệu quả. KPI so sánh những xung đột này sẽ cho thấy tình huống đó là một vấn đề dai dẳng hay tình huống xảy ra một lần cần được giải quyết.

KPI ngân sách

  1. Phương sai ngân sách: Ngân sách thực tế thay đổi bao nhiêu so với ngân sách dự kiến. Để theo dõi KPI này, hãy đo lường mức chi phí hoặc doanh thu cơ bản gần với giá trị dự kiến.
  2. Thời gian chu kỳ tạo (hoặc sửa đổi) ngân sách: Thời gian cần thiết để hình thành ngân sách của tổ chức. Điều này bao gồm tổng thời gian nghiên cứu, lập kế hoạch và đi đến thỏa thuận cuối cùng.
  3. Mục hàng Trong Ngân sách: Mục hàng giúp chủ sở hữu và người quản lý theo dõi các khoản chi tiêu riêng lẻ — và cung cấp một cách chi tiết hơn để xem ngân sách đã được chi tiêu như thế nào.
  4. Số lần lặp lại ngân sách: Số phiên bản ngân sách được tạo trước khi được phê duyệt cuối cùng. Số lần lặp lại ngân sách cao hơn có nghĩa là dành nhiều thời gian hơn để lập kế hoạch và hoàn thiện ngân sách.
  5. Giá trị dự kiến: Giá trị của những gì còn lại để hoàn thành trong một dự án — nói cách khác, chi phí dự kiến ​​cho những gì vẫn cần phải hoàn thành. Ví dụ: nếu bạn có ngân sách 20 nghìn đô la và 30 phần trăm dự án còn lại, giá trị dự kiến ​​của công việc còn lại là 6 nghìn đô la. Sử dụng KPI của dự án này để so sánh với chi phí thực tế và điều chỉnh ngân sách nếu cần.
  6. Chỉ số Hiệu suất Chi phí: So sánh chi phí ngân sách của công việc bạn đã hoàn thành cho đến nay với số tiền thực tế đã chi tiêu. Đây là một tỷ lệ để đo lường hiệu quả chi phí của một dự án - giá trị kiếm được chia cho chi phí thực tế.

KPI chất lượng

  1. Sự hài lòng của khách hàng / Mức độ trung thành: Cho dù ai đó có hài lòng hay không và sẽ quay lại lần nữa. Điều này có thể được đo lường hiệu quả bằng một cuộc khảo sát. Điều này phát huy tác dụng nhiều hơn khi dự án giao dịch trực tiếp với khách hàng hoặc khách hàng.
  2. Điểm khuyến mại ròng: Tương tự như mức độ hài lòng và lòng trung thành của khách hàng, NPS (hoặc Điểm số người quảng cáo ròng ) là KPI về mức độ hài lòng của người dùng được đo lường bằng một cuộc khảo sát một câu hỏi có mục đích là đánh giá lòng trung thành với thương hiệu.
  3. Số lỗi: Tần suất mọi thứ cần được làm lại trong suốt dự án. Đây là số lần bạn phải làm lại và làm lại một thứ gì đó, điều này cũng ảnh hưởng đến việc sửa đổi ngân sách và sửa đổi lịch.
  4. Khiếu nại của khách hàng: Hãy nhớ rằng “khách hàng” của một dự án có thể là một người nào đó trong nội bộ — một người nào đó trong tổ chức của bạn có phàn nàn vì người khác không hoàn thành công việc không?
  5. Tỷ lệ nghỉ việc của nhân viên:  Số lượng hoặc tỷ lệ thành viên trong nhóm đã rời công ty. Nếu các nhóm dự án của bạn có doanh thu cao, điều đó có thể cho thấy sự cần thiết phải cải thiện quản lý và môi trường làm việc. Churn cuối cùng làm chậm các dự án và tạo ra chi phí cao hơn cho công ty trong thời gian dài.

KPI hiệu quả

  1. Chi phí trung bình mỗi giờ: Chỉ số này đo lường nỗ lực cần thiết để hoàn thành một dự án, bao gồm tiền lương, phúc lợi, không gian văn phòng, thiết bị, v.v. của nhân viên. Theo dõi mức trung bình này và so sánh với kết quả dự án giúp bạn xác định xem thời gian của nhân viên có được sử dụng hiệu quả hay không.
  2. Khả năng sinh lời của nguồn lực: Tính toán khả năng sinh lời của nguồn lực giúp bạn hiểu được thời gian của các thành viên trong nhóm có được sử dụng hiệu quả hay không. Bạn sẽ cần Chi phí trung bình mỗi giờ và tỷ lệ thanh toán để thực hiện tính toán này.
  3. Số Mốc Dự án Hoàn thành Đúng thời hạn Khi chưa ký kết: Có những phần khác nhau trong một dự án — chúng có được hoàn thành kịp thời không? Ngoài ra, các mốc quan trọng đã được hoàn thành và được chủ sở hữu hoặc người mua chấp thuận chưa?
  4. Số lượng lợi nhuận: Nếu bạn có một dự án vốn đòi hỏi nhiều bộ phận, bạn có thể theo dõi tỷ lệ hoàn vốn của các bộ phận đó; điều này giúp bạn biết liệu bạn có thực hiện tốt công việc lập kế hoạch hoặc điều chỉnh dự án trong quá trình thực hiện hay không.
  5. Đào tạo / Nghiên cứu Cần thiết cho Dự án: Bạn có thể theo dõi điều này theo giờ, số lượng khóa học hoặc thứ gì đó tương tự. Nếu bạn cần phải làm nhiều điều này, dự án của bạn có thể bắt đầu muộn hơn bạn hy vọng. Một cách khác để xem xét vấn đề này là hỏi, "Bạn có bao nhiêu phần trăm nguồn lực khi bắt đầu dự án đủ điều kiện để bắt tay ngay vào dự án?"
  6. Số lượng dự án bị hủy: Theo dõi số lượng dự án đã bị tạm dừng hoặc loại bỏ. Một số lượng lớn các dự án bị hủy bỏ có thể cho thấy thiếu kế hoạch, thiếu sự liên kết mục tiêu hoặc không có khả năng thực hiện các dự án mới.
  7. Số lượng yêu cầu thay đổi: Số lượng và tần suất thay đổi do khách hàng yêu cầu đối với phạm vi công việc đã thiết lập. Quá nhiều thay đổi có thể ảnh hưởng tiêu cực đến ngân sách, nguồn lực, tiến trình và chất lượng tổng thể.
  8. Sử dụng có thể lập hóa đơn: Tỷ lệ phần trăm số giờ dự án bạn có thể lập hóa đơn cho khách hàng. Giờ có thể lập hóa đơn liên quan đến các nhiệm vụ tạo ra doanh thu, liên quan đến dự án, trong khi giờ không thể lập hóa đơn thường mang tính hành chính nhiều hơn, bao gồm những thứ như soạn thảo và thương lượng đề xuất.

Thưởng KPI quản lý dự án

  1. Lợi tức đầu tư (ROI): Bao gồm tất cả bốn loại KPI trước đó, tính toán ROI đo lường giá trị tài chính của một dự án liên quan đến chi phí của nó. Dự án có mang lại lợi nhuận tích cực cho công ty hoặc khách hàng không? Tiềm năng tài chính hoặc giá trị của nó là gì? Có những dự án hoặc khoản đầu tư nào khác sẽ mang lại ROI cao hơn không? KPI này thường được sử dụng khi xác định có nên bắt đầu một dự án hay để so sánh giá trị của hai dự án khác nhau. Nó cũng có thể được sử dụng như một KPI quản lý chương trình , để đánh giá tác động của một danh mục các dự án.

Tóm tắt

Một dự án có nhiều phần chuyển động bất kể bạn sử dụng phương pháp quản lý dự án nào (như thác nước hay nhanh nhẹn ) và điều quan trọng là bạn phải đo lường kịp thời, ngân sách, chất lượng và hiệu quả của dự án trong suốt quá trình thực hiện. Bạn cần chắc chắn rằng bạn có thể thực hiện các dự án này một cách hiệu quả với một ngân sách hạn chế— vì nguồn lực không giới hạn. (Nếu bạn có tài nguyên không giới hạn, có thể bạn sẽ làm mọi thứ khác đi rất nhiều!)

NOKA MARKETING

Website: Nokamarketing.com

Email: Khanhvo@nokamarketing.com

Sdt/zalo: 0901 634 434 - Khánh

Fanpage: Dịch vụ Quảng Cáo Marketing

 

Zalo
Hotline
Close menu
Go Top